08 jan eSocial – O que sua empresa precisa saber sobre a nova plataforma?
Com o início da implementação do eSocial, muitas empresas e empregadores ainda estão por fora do que é, como será seu funcionamento, seus benefícios e multas, entre outras dúvidas. Pensando nisso, fizemos um resumo rápido do sistema, juntando as principais informações divulgadas até o momento para auxiliar aqueles que ainda não estão por dentro da inovação.
O que é o eSocial?
O Sistema de Escritura Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, ou eSocial, foi desenvolvido para facilitar, otimizar e desburocratizar os processos entre empregadores e o governo.
Assim, processos que antes demandavam tempo e custos para as empresas, agora são simplificados, diminuindo a burocracia, a redundância de informações e trazendo uma segurança maior para os empregados, garantindo que seus direitos previdenciários e trabalhistas sejam cumpridos rigorosamente pelas empresas.
Como será seu funcionamento?
Desde o dia 1º de janeiro de 2018, a plataforma está à disposição das empresas. Nessa 1º fase de implementação, a obrigatoriedade será exclusiva dos empregadores e contribuintes que obtiveram faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016. A partir de 1º de julho, as demais empresas, incluindo micro, pequenas empresas e também microempreendedores individuais (os MEIs), deverão estar cadastradas no sistema. A partir de janeiro de 2019, os órgãos públicos também serão obrigados a implementar o sistema.
A adequação ao eSocial também será feita por fases, até o momento foram divulgadas cinco. A partir de janeiro até fevereiro de 2018, terá início a 1º fase, que será relacionada aos eventos de tabela, aqueles que envolvem o envio de dados cadastrais, como nome da empresa, horários de funcionamento e cargos e funções dos funcionários. A 2º fase será voltada aos eventos não-períodicos, ou seja, rescisões, admissões, avisos prévios e afastamentos e começará a partir de março/18. Já a 3º fase será dos eventos periódicos, que abrangem informações sobre folhas de pagamento e terá início em maio/18. Em julho/18, a 4º fase terá como foco a substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada. E a última fase, que terá início em janeiro de 2019, irá abranger os dados relativos à saúde e segurança dos trabalhadores.
Quais os desafios que as empresas terão?
O maior desafio para as empresas ao ingressarem no eSocial será a integração entre diferentes áreas de atuação na empresa. A maioria das empresas, sejam grandes ou pequenas, não possuem um sistema de gestão integrado entre as áreas jurídicas, de RH, financeira, comercial, contábil ou fiscal, sem falar naquelas que não possuem algum desses setores ou que acumulam função em um mesmo setor, tornando, assim, o desafio um pouco maior. Com isso, será necessária uma avaliação da capacidade do sistema de gestão das empresas, buscando encontrar uma solução que englobe essas diferentes áreas, criando uma central onde todas as informações requeridas pelo eSocial possam ser visualizadas e modificadas com agilidade.
Outro grande desafio para as empresas, principalmente as médias e pequenas, será com relação aos profissionais que precisarão lidar com a plataforma. Apesar da sua interface simples e processos detalhados e informativos, ainda poderão enfrentar dificuldades para utilizar o sistema, caso o funcionário não tenha familiaridade com a plataforma e suas mecânicas. E foi justamente por isso que o governo abriu o eSocial para a fase de teste, possibilitando uma chance de conhecer e se adaptar aos processos que seriam utilizados.
Além desses dois desafios, um terceiro também deve ser apontado. O eSocial exige uma série de especificações, tais como o tipo de campo (numérico ou alfanumérico), tamanho mínimo e máximo dos arquivos, extensão dos arquivos, fazendo com que a empresa precise se adequar, além de treinar os funcionários para ter atenção a essas especificações, já que erros podem atrasar o envio das informações, causando transtornos para a empresa.
É necessário, acima de tudo, que haja uma mudança na mentalidade nas empresas, já que exigirá um foco aos prazos, revisão de possíveis erros e “jeitinhos” que muitas empresas possuem e também um conhecimento técnico e da legislação que muitos não possuem.
O que será englobado?
O eSocial irá criar, de forma padronizada e simplificada, um banco de dados único, gerido pelo Governo Federal, que irá conter informações de mais de 40 milhões de trabalhadores e terá a participação de mais de 8 milhões de empresas, além de quase 80 mil escritórios de contabilidade. Esse banco de dados irá conter 15 obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias que as empresas têm hoje, mas que precisam informar de forma separada e para diferentes órgãos do governo. São eles:
GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
LRE – Livro de Registro de Empregados
QHT – Quadro de Horário de Trabalho
MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
Folha de pagamento
GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
GPS – Guia da Previdência Social
CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
CD – Comunicação de Dispensa
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
É importante informar que as novas resoluções aprovadas na Reforma Trabalhista de 2017 já estarão contempladas no eSocial, permitindo que as empresas informem caso haja funcionários com jornada de trabalho intermitente, contratação por empreitada e admissão para função em home office.
E os benefícios?
A plataforma trará diversos benefícios para as empresas, para os empregados e, principalmente, para a sociedade. Com a consolidação dos dados em um sistema único, diminuísse a burocracia, simplifica o envio de informações, evitando que haja diversos formulários, termos, declarações e outros documentos, aprimora a qualidade das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais e viabiliza a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas aos trabalhadores, protegendo-os e criando uma maior segurança jurídica, além de diminuir as possibilidades de sonegação fiscal por parte das empresas.
Problemas com a plataforma
Apesar de todas as garantias de que a plataforma é segura e de fácil manuseio, as empresas ainda temem que quedas de sistemas e outras dificuldades aconteçam durante o uso obrigatório, quando mais de 13 mil empresas deverão inscrever seus mais de 15 milhões de trabalhadores. Esse temor se dá por conta do eSocial para os empregadores domésticos, plataforma lançada em outubro de 2015. Esse sistema foi alvo de diversas críticas por parte dos usuários por conta das quedas de sistema, dos erros inexplicáveis, da rigidez com relação a datas e, principalmente, a falta de um atendimento direto para solução de problemas. Por ter diversos órgãos responsáveis pela plataforma, qualquer tipo de contato demorava horas e dezenas de telefonemas para os mais variados centros de atendimento. Outra boa parte das críticas foi com relação à complexidade do sistema, principalmente por conta daqueles que não tem costume ou familiaridade com ferramentas eletrônicas, exigindo, assim, que haja uma simplificação da plataforma.
Penalidades
A partir de da implantação do eSocial, as informações relacionadas aos empregados deverão ser feitas exclusivamente pela plataforma e as empresas deverão se atentar a algumas situações e circunstâncias que acarretarão em multas que variam de R$144,96 a R$ 110.174,67. Algumas dessas situações são:
– Não informar a admissão de um novo funcionário: a partir de agora, as empresas deverão enviar informações relacionadas à admissão de novos funcionários um dia antes do início das atividades. As multas podem chegar a R$ 3.000,00 para as grandes empresas e R$ 800,00 para as micro, podendo dobrar em caso de reincidência.
– Não informar acidente de trabalho: o envio da informação sobre acidente de trabalho deverá acontecer até um dia após a ocorrência – em caso de óbito, o envio deve ser imediato. A multa varia entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição, podendo dobrar caso haja reincidência.
– Não realizar exames médicos obrigatórios: A não realização de exames admissionais, demissionais, relativos à mudança de cargo e periódicos também acarretará em multas, que variam de R$ 400,00 a R$ 4.000,00.
Essas são algumas das multas que as empresas estarão sujeitas, vale a pena dar uma olhada no site oficial do eSocial para conhecer as multas e não cometer nenhuma infração.
O eSocial é uma plataforma que promete simplificar e facilitar a vida das empresas e do governo e por ser desse porte, é natural que haja uma complexidade que só será decifrada com o tempo. Assim, a melhor maneira de entender todos os processos e minúcias do sistema é pesquisando e conversando com especialistas. O fato é que, se cumprir o que promete, o eSocial será uma pequena revolução no modo como as empresas conversam com o governo, trazendo benefícios para os três interessados: o governo, as empresas e os trabalhadores.
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